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自由工作者如何管理時間?

身為自由工作者/接案者,除了自身的專業以外,還需要一項最重要的技能,就是管理時間。我看有許多同行都曾經分享過自己的經驗,而我好像就沒寫過類似的文章,所以想說今天來寫寫看。

先說,這招可能還是沒辦法讓你成為時間管理大師,我並沒有要寫一個通用的技巧,因為我覺得時間管理的方法,還是要視個人的作息跟習慣而定,每個人都不一樣。就像我是習慣把工作跟生活切割清楚的人,但像是西打藍或是我的編輯朋友,很多人都是混在一起的,基於這樣的差別,時間管理的方式一定會不一樣。

為什麼要管理時間?

以前在當上班族的時候,沒有很積極地管理時間,當時最多只會做到寫下待辦事項,完成之後把它劃掉而已。我在想,當時沒有很積極,是因為人在屋簷下,很多時候不是說想要堅持某段時間只做什麼就可以,因為老闆啊主管啊,總是會突然想找人說話或開會,這種時候又很難拒絕,所以當時能把待辦事項做完,就已經很了不起了。當然啦,我知道有些人很知道怎麼拒絕,不過我那時候就是沒想到也做不到就是了。

出來接案前,我做了一些功課,我記得是看了劉揚銘的書(我真的提到他幾百次,因為他真的影響我很多)之後,才有「記錄專案工時」的概念,但我的方法是我自己想的,他在書裡,沒記錯的話,沒有講到這麼極致,只說了記錄自己的工作很重要,因為人的記憶力真的沒這麼好。

管理時間對於自由工作者而言,之所以很重要,是因為自由工作者很自由,常常會有別的誘惑導致工作無法進行,但如此會讓我們的產能變低,進而收入變少。怎麼說呢?以下是舉例:

假如我今天接到一個寫作案,一篇600字的文章1200元,如果我可以在1小時內完成,我的時薪就是1200元;但如果我邊玩邊做事,玩與寫作的時間交錯在一起,最後在3小時後完成,我的時薪就會變得很難算,雖然平均下來是一小時400元,但是邊玩邊寫,所以也很難確定到底是不是400元,而且重點是,時薪變少了。

記錄與計算工時的重要性在於方便未來報價的準確性,隨著紀錄增加,我會更了解自己的工作情形,知道哪些類型的工作接了很划算,可以在短時間完成而哪些不行。再來是有點像記帳的感覺,記帳可以讓我們知道錢都花去哪了,記錄工時則可以讓我們知道把時間花在哪些事情上,讓自己更能警覺、更有意識地運用時間。

我的時間管理方式分享

其實在上班的時候,有用過Medium作者曼努介紹的時間管理外掛,這個軟體可以記錄你用了哪些網頁、軟體,以及在上面花了多少時間等等,對於常常被社群軟體勾魂的人來說還蠻適合的。但我有點忘記為什麼後來我沒有繼續使用。

介紹目前使用的方法前,先說一下我每天的時間是怎麼分配的。基於以前對自己的觀察,我發現自己最能專注的時間,是上午10點~下午3點,頂多撐到5點,所以我都盡量在這段時間把工作完成,排行程的時候,也盡量排這些時間能夠完成的工作量。因為我之所以出來接案,是希望找回健康的生活品質,因此我很堅持要保留運動跟煮飯的時間。

我現在用的方法,非常簡單粗暴,沒有什麼華麗的工具表格,就是用Google的雲端試算表,每天我要開始工作的時候就打開,記錄起始時間,工作完成後會再記錄完成時間,然後會統一一下總共耗費多少時間,而這也是我每篇的soho月記最前面的工時統計由來。

通常我會把專案拆成好幾個瑣碎的任務,比如我接到一篇3000字的文章,我不會一口氣寫完,因為我以前有試過,對我來說好累,所以我都會拆成大綱、段1、段2、段3(看文章決定分段數量,這裡只是舉例),其他任務也會拆解,這樣我每天都可以同時處理不同的案子,每個案子都可以同時進行。作法大概如下:

每日工作時間記錄範例

這個表格同時還跟我的接案記錄表綁在一起,當我接到案子的時候,我會記下接案日、需求(如字數跟文章方向)、聯絡窗口、結案日、費用及預計匯款日,工作完成後,我也會記下實際工時跟字數,這樣我才知道自己有沒有虧本,這對於接一些沒有嘗試過的案子來說非常重要。比如說,你過去都只接專欄寫作,但最近突然有商業文案的case找上門,你想試試看卻不知道自己會花多少時間,記錄這些對於之後就會很有幫助,你會知道下一次要怎麼報價,因為你更懂背後的流程跟時間成本了。

專案記錄

除了Excel之外,最近還看到一個更簡單粗暴的方法,不過似乎只適用於PC使用者,我不太確定Mac有沒有類似的功能。總之就是打開記事本,開始要做事的時候就按下F5,同時寫下要執行的任務,然後完成後再按一次F5,就可以很精準的記錄工作時間。

F5記錄時間法

以上就是我管理時間的方式,非常樸實無華,跟大家分享。假如有人有更好的奇招,也歡迎蕉流蕉流。

Photo by Bruno Figueiredo on Unsplash

碎念主婦

過去是時尚編輯、男裝精品行銷,還做過到府收納,現在是自由撰稿人。

2 Replies to “自由工作者如何管理時間?”

  1. 你好啊👋看了好多文章了第一次有機會留言😄我是一個接案工程師,這幾年來我都是用 Toggl 的免費版。在這之前有試過 Google 工作表,甚至是配合案主用過 Excel 表,但為何後來都用 Toggl 的原因是因為只有它在手機上可以單手輕鬆紀錄,因為每次想到要記錄的時間點都是出門吃飯的時候,如果是用工作表的介面反而對我這樣手很拙的人而言是一個消耗呢😅

    1. 我還真的第一次聽說這個App,因為我常常忘記用App,所以不太常下載。
      感覺好像很拉風,有機會來試試~

      btw,你們團隊的網站好美喔!然後我也喜歡拉麵,有機會來交換一下拉麵清單!
      謝謝你來留言 🙂

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